新しい名刺が届き、交換する機会が増えたという方も多いのではないでしょうか。
正しい名刺交換のマナーを身につけることで、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションを築くことができます。
今回は、名刺交換のポイントについて、撫子Plus株式会社代表鮎永麻琴さまにお話を伺いました。
名刺交換の基本
名刺は名刺入れに保管し、直接ポケットやバッグから取り出すのは避けましょう。
名刺入れはすぐに取り出せる場所に用意しておくことが重要です。
上着の内ポケットや鞄の取り出しやすい場所に収納しておくと、スムーズに対応できます。
また、名刺は折れや汚れがないか確認し、常に清潔な状態を保ちましょう。
名刺は自分自身の分身と考え、丁寧に扱うことが大切です。
・名刺の持ち方
名刺は相手が読みやすい向きにし、名刺入れの上に載せて両手で持ちます。
この際、指が名刺の文字やロゴにかからないよう注意しましょう。
・名刺を差し出す
相手の正面に立ち、軽くお辞儀をしながら「〇〇会社の△△と申します。よろしくお願いいたします。」と自己紹介します。その後、両手で名刺を持ち、相手が受け取りやすい高さで差し出します。
このとき、名刺の文字が相手から読みやすい向きになっていることを確認しましょう。
差し出したら、目線は名詞ではなく、相手の目を見ます。
・名刺を受け取る
相手から名刺を受け取る際は、両手で丁寧に受け取り、「頂戴いたします」と一言添えます。
受け取った名刺に書かれている情報やロゴに指を置かないよう注意し、丁寧に扱います。
また、受け取った名刺はすぐにしまわず、相手の名前や会社名を確認し、正しく発音するよう心掛けましょう。
・名刺を切らしてしまったら
万が一、名刺を切らしていた場合は、その場で丁重にお詫びし、後日改めて名刺と共にお礼の手紙を送ると良いでしょう。
名刺交換時のマナー
・立ち位置
名刺交換は基本的に立った状態で行います。
机を挟んでの交換はなるべく避け、相手の正面に立つよう心掛けましょう。
また、姿勢を正し、相手に対して少し前傾することで、礼儀正しさを示すことができます。
・渡す順番
訪問者側から名刺を差し出すのがマナーです。
複数人での名刺交換の場合、役職が高い順に行います。
例えば、自社の上司と同行している場合、上司から先に名刺を渡すようにしましょう。
・名刺の扱い方
受け取った名刺はすぐにしまわず、会議や打ち合わせ中はテーブルの上に置いておきます。
相手が一人の場合は、名刺入れの上に置き、複数人の場合は座席順に並べて置くと良いでしょう。
名刺を丁寧に扱うことで、相手への敬意を示すことができます。
打ち合わせ終了後に、名刺入れにしまいましょう。
名刺交換後の対応
・お礼の連絡
名刺交換後、迅速にお礼のメールを送ることで、相手に好印象を与え、関係構築の第一歩となります。
お礼のメールは、名刺交換後できるだけ早く、理想的には当日中に送信することが望ましいです。
その際、長文にならないよう、要点を押さえた簡潔な文章を心掛けましょう。
また、相手の負担を考慮し、「ご返信は不要です」と一言添えると良いでしょう。
・保管方法
帰社後は、日付や交換場所、要件などをメモし、適切に保管・管理しましょう。
名刺交換は、ビジネスパーソンとしての基本的なマナーであり、相手に与える印象を大きく左右します。
正しい方法とマナーを身につけ、円滑なコミュニケーションを図りましょう。
［執筆者］
鮎永麻琴
大学時代にはプロスノーボーダーとしてW杯に出場し、世界ランキング20位を記録。卒業後は国際線CAとして13年間勤務。
現在は、コミュニケーションスキルと統計学を融合させた「コミュニケーション帝王学®」を体系化し、自分らしく生きるためのコミュニケーションの在り方や、他者との関わり方を伝えるオンラインアカデミーを開校。
また、2020年にはTEDxFukuokaで「自由への切符」というテーマで登壇。
2022年には書籍『Philosophy of Success 〜成功者の名言』において、成功者35人の一人として選出される。
撫子Plus株式会社
https://makotoayunaga.com/
